4. Pisz krótko i prosto

Oto kilka sposobów na usunięcie niepotrzebnych słów:

• Nie pisz tego, co oczywiste. Zaufaj rozsądkowi czytelników.

• Unikaj wyrażeń, które nie wnoszą do tekstu nic nowego, np.: "jak powszechnie wiadomo...", "ogólnie przyjęło się, że.", "itp., itd.", "z punktu widzenia zarówno pana X, jak i pani Y".

• Nie powtarzaj się.

Krótsze teksty i zdania zazwyczaj bardziej przemawiają do odbiorcy.

Ogólna zasada:

1 dokument = maksymalnie 15 stron 1 zdanie = średnio 20 słów

(postaraj się jednak między dłuższymi zdaniami umieścić kilka krótkich)

Przez niepotrzebnie długie zdania dokumenty mogą być mało zrozumiałe. Rozbijaj długie zdania na krótsze, pamiętając o stosowaniu łączników (np. "natomiast", "dlatego", "jednak"), aby nie ucierpiała spójność tekstu.

W miarę możliwości używaj prostych słów. Używanie przystępnego języka nie świadczy o braku wiedzy czy wykształcenia, ale zwiększa wiarygodność w oczach czytelnika.

z uwagi na fakt, że	ponieważ
mając na celu	aby
w przypadku gdy	jeżeli
w przeciwnym razie	jeżeli nie
mając na względzie	uwzględniając
zarówno..., jak i...	i
zamieszkuje	mieszka
zmierzający do	w celu
jest zdolny do	może
w terminie do dnia	do
w dniu dzisiejszym	dzisiaj

Prosty i zrozumiały język to także:

… unikanie dwuznaczności
Stosując ten sam wyraz na oznaczenie dwóch różnych rzeczy, można wprowadzić czytelnika w błąd:

Wniosek należy złożyć do wtorku. Możliwe jest jednak złożenie wniosku o przesunięcie terminu. Wniosek ten… (o którym wniosku mowa?)	Wniosek należy złożyć do wtorku. Można jednak zwrócić się o przesunięcie tego terminu. Wniosek ten…

… oszczędne stosowanie „upiększeń” stylistycznych
Stosowanie różnych wyrazów na oznaczenie tej samej rzeczy wcale nie gwarantuje, że dokument będzie się lepiej czytało, a może wprowadzić czytelnika w błąd:

Wniosek należy złożyć do wtorku. Komisja może odrzucić to zgłoszenie. (chodzi o wniosek, czy może o coś innego?)	Wniosek należy złożyć do wtorku. Komisja może go jednak odrzucić.

… zastępowanie wyrażeń przeczących twierdzącymi

Nierzadko zdarza się, że wnioski nie są przyjmowane. Nie należy składać odwołania, jeżeli nie jest się pewnym, że wniosek został wypełniony w sposób niezawierający błędów.	Często zdarza się, że wnioski są odrzucane. Odwołanie należy składać tylko wtedy, kiedy jest się pewnym, że wniosek wypełniono prawidłowo.