Wakacyjne wyzwanie dla szkół językowych
Angielski, niemiecki, hiszpański czy coraz popularniejszy rosyjski – zbliżająca się wakacyjna przerwa pozwoli wielu osobom znaleźć czas na podwyższenie językowych umiejętności.
Studenci i uczniowie już niebawem tłumnie ruszą na poszukiwanie najlepszego ośrodka szkoleniowego. Oznacza to wzmożony okres pracy dla szkół językowych. Warto, żeby swoją energię poświęciły przede wszystkim na przygotowanie atrakcyjnej oferty dla kursantów. Nie mogą jednak odłożyć na bok rozrastających się spraw organizacyjnych. Jak poradzą sobie z obowiązkami? Wakacyjna gorączka to czas, w którym warto pomyśleć o rozwiązaniach kompleksowych.
Już w czerwcu szkoły językowe rozpoczynają rekrutację kursantów. Jest to test sprawnej organizacji. Pierwszym, ale najważniejszym z zadań jest przydzielenie kandydata do odpowiedniej grupy. Nabór prowadzony jest często dwuetapowo: ochotnicy najpierw wypełniają testy, następnie udają się na rozmowę kwalifikacyjną z lektorem. Na podstawie uzyskanych wyników kursanta przydziela się do grupy, która najlepiej odpowiada jego bieżącym możliwościom i aspiracjom. Do tego trzeba uwzględnić również inne osoby, które będą uczęszczać na zajęcia. Nie powinna zdarzyć się sytuacja, w której uczeń szkoły podstawowej trafi do grupy z osobami dorosłymi, bo niewłaściwa atmosfera podczas ćwiczeń może zniechęcić do nauki obie strony. Ważnym elementem zarządzania szkołą jest także optymalne ustalenie wielkości grup.
Zła ocena sytuacji może mieć opłakane skutki – kursant, który będzie się niekomfortowo czuł w przydzielonej grupie, może szybko zrezygnować z zajęć. A na ten krok tylko czeka konkurencja, która – trzeba przyznać – w tej branży jest ogromna. W każdym większym mieście funkcjonuje kilkanaście, a nawet kilkadziesiąt takich szkół.
Profesjonalne zarządzanie szkołą językową w letnich miesiącach nie ogranicza się jednak do rekrutacji uczniów i pracowników. Istotnym aspektem jest organizacja toku nauki, który różni się od harmonogramu realizowanego w czasie roku szkolnego i akademickiego. Rozkład zajęć, poziom grup czy materiały pomocnicze muszą być dostosowane do tempa intensywnej wakacyjnej nauki. Jeszcze więcej pracy mają szkoły, które oprócz zajęć stacjonarnych organizują popularne w okresie wakacyjnym kursy zagraniczne. Wysłanie kursantów – nawet do zaprzyjaźnionych placówek – wiąże się zawsze z dodatkową pracą.
Jak więc szkoły językowe mogą skutecznie przygotować się do wakacyjnego wyzwania? Przede wszystkim działać systematycznie i kompleksowo, bo tylko tak mogą doprowadzić do sprawnego kontaktu
z klientem, pracownikami i kontrahentami (zapewniającymi dostawę książek, pomocy multimedialnych, odpowiedzialnymi za czystość sal itp.).
Szczególnie uciążliwymi kwestiami w zarządzaniu szkołą językową jest szereg spraw organizacyjnych, zawiązanych z porządkiem w dokumentach. Obowiązkowe jest bieżące monitorowanie wydatków, wypłat pracowniczych i dbanie o regularne uaktualnianie baz danych (listy obecności, listy partnerów biznesowych i reklamodawców). Na zakończenie danego kursu należy przeprowadzić egzaminy sprawdzające poziom osiągnięty przez kursantów, wydać certyfikaty ukończenia kursu językowego oraz przeprowadzić wśród uczniów ankietę na temat prowadzonych w czasie roku zajęć (opinia o lektorze, programie zajęć, postępach w nauce itp.).
Szansą dla pracowników szkół językowych mogą być profesjonalne programy do obsługi kursów, które zautomatyzują procesy zarządzania. Jednym z nich jest aplikacja YALA stworzona przez poznańską firmę L-System dzięki dotacji otrzymanej z Unii Europejskiej z działania 8.1 Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka. System YALA pomaga szkołom językowym uporządkować dokumenty związane
z organizacją nauki oraz prowadzeniem działalności biznesowej (monitoring opłat za kursy, umowy i rachunki z lektorami itp.).
Program ułatwia zarządzanie kursami i szkoleniami od A do Z. Przydaje się więc już na etapie rekrutacji. Pozwoli na stworzenie bazy kursantów, przypisze ich na odpowiedni kurs, wygeneruje zaproszenia, a nawet przypomni e-mailem o wszystkich najważniejszych informacjach dotyczących zaplanowanych zajęć. Dzięki zapisywanych w e-dzienniku wynikach i obecnościach, YALA pozwala na wnikliwą ocenę i analizę kursanta.
- YALA czuwa nad terminowością przeprowadzanych przez naszą szkołę zadań administracyjnych. Archiwizuje umowy i rachunki podpisywane z lektorami i kursantami oraz dba o kwestie organizacyjne – mówi Marcin Ruta, Koordynator projektów szkoleniowych, właściciel Europejskiego Biura Informacji Gospodarczej (EBIG).
- YALA pomaga szkołom językowym w ogromie codziennych biurowych prac – mówi Leszek Duda, prezes zarządu L-System Sp. z o.o. – Program ułatwia pracę firmowej administracji, a kursantom zapewnia komfort nauki m. in. dzięki indywidualnemu kontu, na którym znajdzie on informacje na temat historii kursów, dokonywanych wpłat czy materiały dydaktyczne – podkreśla Leszek Duda.
Na to, czy kursant będzie zadowolony z dokonanego wyboru, oprócz poziomu zajęć ma wpływ atmosfera panująca w szkole. Rzetelna obsługa administracyjna, bieżący dostęp do aktualnych informacji, rachunków, wpłat i materiałów dydaktycznych, może przełożyć się na pozytywne postrzeganie szkoły. A satysfakcja z wakacyjnego kursu może być argumentem przemawiającym za kontynuowaniem nauki już w trakcie roku szkolnego czy akademickiego.
ostatnia zmiana: 2011-06-27
poleca:
