Jak pisać zrozumiale?

Aby napisać zrozumiały tekst, trzeba go najpierw przemyśleć. Odpowiedz sobie na następujące pytania: Kto będzie czytelnikiem tekstu?

Pisz interesująco i na temat. Zawsze pamiętaj o odbiorcy tekstu. To nie tylko twój szef czy współpracownik, to przede wszystkim twój czytelnik. Podobnie jak ty, ma mało czasu. Zastanów się, kim jest, co już wie, co należy mu jeszcze wyjaśnić.

Jeżeli plan dokumentu przewiduje streszczenie, zacznij właśnie od niego! Może okazać się, że to wystarczy. Streszczenie powinno znaleźć się na początku, jako że jest to pierwsza (a czasem jedyna) część tekstu, którą adresat przeczyta.

Dłuższy dokument nie zawsze jest lepszy. Twoi czytelnicy nie docenią cię tylko dlatego, że napisałeś dwadzieścia stron tekstu, zwłaszcza jeśli dojdą do wniosku, że wszystko, co było do powiedzenia, da się zmieścić na dziesięciu stronach. Raczej będą ci mieli za złe, że lektura zajęła im więcej czasu, niż było to potrzebne.

Ważne jest, by teksty zawierające wiele faktów (a z takimi mamy najczęściej do czynienia) formułowane były precyzyjnie i przystępnie. Oto kilka sposobów na uporządkowanie informacji, tak aby każde zdanie było dla czytelnika w pełni zrozumiałe.

Bardziej zrozumiałe będą zdania, w których rzeczowniki nie są nagromadzone obok siebie w jednym zdaniu.

Zdania jasno sformułowane bardziej przemawiają do czytelnika. Wysoki poziom abstrakcji rozmywa treść zdań, przez co czytelnik może dojść do wniosku, że autor albo nie wie, o czym pisze, albo celowo unika konkretów. Dlatego też zamiast modnych słówwytrychów warto sięgać po ich bardziej trafne synonimy.

Użycie strony czynnej poprawia zrozumiałość tekstu.

Najbardziej krytykowany rodzaj zapożyczeń to kalki językowe. Kalki to wyrazy i wyrażenia, które zostały dosłownie przejęte z języka obcego do języka ojczystego. Mimo łudzącego podobieństwa mają jednak inne znaczenie. Oto kilka przykładów kalk znaczeniowych:

Zdarza się, że nawet dokument napisany zrozumiale – a więc zgodnie z powyższymi wskazówkami – można jeszcze poprawić. Być może został w nim użyty niewłaściwy czasownik lub przyimek, a niektóre zdania
są zbyt długie lub skomplikowane.