3. Zastanów się nad strukturą tekstu

Przed napisaniem:

• Jeżeli plan dokumentu przewiduje streszczenie, zacznij właśnie od niego! Może okazać się, że to wystarczy. Streszczenie powinno znaleźć się na początku, jako że jest to pierwsza (a czasem jedyna) część tekstu, którą adresat przeczyta.

• Zadbaj szczególnie o spójność tekstu, aby pomóc czytelnikowi w zrozumieniu logiki i rozumowania autora. Stosuj tytuły i śródtytuły, aby uwypuklić najważniejsze punkty dokumentu. Zwróć uwagę na ich informacyjność, aby czytelnik mógł łatwo znaleźć najważniejsze informacje. Dzięki temu nie będzie trzeba powtarzać ich w całym dokumencie. Tytuł brzmiący "Połączenia przedsiębiorstw trzeba ściślej kontrolować" jest bardziej informacyjny niż samo "Kontrolowanie połączeń przedsiębiorstw".

• Zastanów się, jak przedstawić istotne kwestie, aby dokument był przyjazny w odbiorze. Może użyć obrazów, wykresów lub tabel zamiast tekstu? Może przydałby się glosariusz zastosowanych terminów lub wykaz definicji?

• Oprócz wstępu najczęściej czytaną częścią tekstu jest zakończenie. Możliwe, że czytelnik od razu zacznie czytanie dokumentu od wniosków. Powinny być one zatem zwięzłe, zrozumiałe i na temat.

• Zadbaj o przejrzystość struktury długich dokumentów, dodając zrozumiały spis treści.

W trakcie pisania:

Usuwaj to, co niepotrzebne! Zastanów się, czy dany fragment lub wyraz są naprawdę niezbędne. Jeżeli nie - wykreśl je, upewniając się, że dany fragment nadal będzie zrozumiały.

Przykład:

	Zgłoszenia należy nadesłać w nieprzekraczalnym terminie do dnia 31 marca 2017 r.
	Ostateczny termin nadsyłania zgłoszeń upływa dnia 31 marca 2017 r.
	Termin nadsyłania zgłoszeń: 31 marca 2017 r.

Dwa najczęstsze grzechy autorów tekstów w Komisji Europejskiej:

1. Używanie wcześniejszego tekstu bez koniecznej adaptacji

Wcześniejsze teksty mogą być mało zrozumiałe i nieaktualne. Poza tym mogą nie uwzględniać nowego stylu redagowania tekstów. Należy zatem pamiętać o wszystkich koniecznych zmianach.

2. Stosowanie podejścia "wytnij i wklej"

Przy redagowaniu nowego tekstu korzysta się czasem z innych dokumentów. Zwróć uwagę na niespójne terminy, powtarzające się elementy czy pominięcia, gdyż szkodzą one logice i przejrzystości nowego tekstu.