Aby napisać zrozumiały tekst, trzeba go najpierw przemyśleć. Odpowiedz sobie na następujące pytania: Kto będzie czytelnikiem tekstu?
Jaki jest cel dokumentu? Co adresat tekstu będzie musiał zrobić po przeczytaniu:
• podjąć decyzję?
• wybrać odpowiednie postępowanie w konkretnej sytuacji?
• rozwiązać problem?
• zmienić swoje nastawienie wobec czegoś?
Co powinno się znaleźć w dokumencie?
zdecyduj, co chcesz przekazać,
zrób listę lub schemat (ilustracja poniżej) wszystkich kwestii, które chcesz poruszyć,
wykreśl kwestie niemające związku z tematem,
zbierz pozostałe kwestie w grupy tematyczne,
wyszukaj brakujące informacje - wynotuj to, co trzeba jeszcze będzie sprawdzić, lub nazwiska ekspertów, z którymi będzie trzeba się skonsultować.
W ten sposób należy pisać większość tekstów nieliterackich: noty, sprawozdania, pisma urzędowe, poradniki dla użytkowników itp. Jeżeli natomiast chodzi o dokumenty oficjalne, takie jak akty prawne, należy przestrzegać szczególnych zasad dotyczących pisania tego typu tekstów.
Można też zastosować "metodę 7 pytań".
Odpowiadając na nie, zyskuje się pełen obraz powstającego tekstu:
CO? To, co chcę przekazać
KTO? Osoby, których to dotyczy
KIEDY? Dzień, godzina, przedział czasowy, ostateczny termin
GDZIE? Miejsca
JAK? Okoliczności, wyjaśnienia
DLACZEGO? Przyczyny i cele
ILE? Obliczenia i dane liczbowe
poleca:
